Firma electrónica o firma digital: cuál necesitas

«Fírmalo digitalmente» puede significar cosas muy distintas. Te explicamos los tipos de firma que existen y cuándo basta con dibujar tu firma en un PDF.

Los tres niveles de firma electrónica

En la Unión Europea, el reglamento eIDAS distingue tres tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica simple. Cualquier forma de firmar en formato electrónico: dibujar tu firma en un PDF, pegar una imagen de tu firma o incluso escribir tu nombre al final de un email. Es la más sencilla y la que más se usa en el día a día.
• Firma electrónica avanzada. Está vinculada de forma única al firmante, permite identificarle y detecta si el documento se modifica después de firmarlo. La ofrecen algunas plataformas de firma con verificación por SMS o email.
• Firma electrónica cualificada. Se hace con un certificado digital reconocido, como el de la FNMT o el DNI electrónico. Es la que tiene el mismo valor que una firma manuscrita en todos los casos.

Cuando la gente habla de «firma digital» suele referirse a esta última, la que se hace con certificado.

¿Cuándo basta con dibujar tu firma?

Para muchos documentos privados es suficiente: presupuestos, autorizaciones, partes de trabajo, documentos internos de empresa o muchos contratos entre particulares. El reglamento europeo establece que no se puede negar validez a una firma solo por ser electrónica.

¿Cuándo necesitas certificado digital?

Sobre todo en trámites con administraciones públicas: presentar documentos en sedes electrónicas, impuestos, solicitudes oficiales. También algunas empresas lo exigen para contratos importantes. Normalmente lo indican claramente en las instrucciones del trámite.

Cómo saber cuál te piden

Si el documento viene con instrucciones del tipo «firma con certificado digital», «firma con Cl@ve» o «firma electrónica cualificada», necesitas certificado. Si solo te dicen «fírmalo y devuélvemelo», lo más probable es que baste con dibujar tu firma. Ante la duda, pregunta a quien te lo pide: es mucho mejor que tener que repetir el trámite.

Esta guía es informativa y no sustituye el consejo de un profesional en casos concretos.